Dans cette dynamique, les processus d’achat et les marchés publics sont bien plus qu’une obligation administrative. Ils constituent un levier stratégique pour atteindre les objectifs fixés, utiliser efficacement les ressources disponibles et créer un impact durable.

Dans le même temps, Arch constate sur le terrain qu’à chaque étape du processus, des opportunités de créer de la valeur sont perdues. De la préparation à la collaboration avec les fournisseurs, de petites inefficacités peuvent avoir un impact important sur le résultat final.

Dans cet article, nous allons plus loin que dans notre série LinkedIn. Outre les quatre piliers essentiels, nous partageons pour chaque étape un piège fréquent observé sur le terrain. Nous terminons par un court test d’auto-évaluation qui vous permet d’estimer dès aujourd’hui où se situe votre plus grande marge de progrès.

1. Préparation : la base du succès

De nombreux problèmes naissent bien avant la publication du cahier des charges. Un besoin mal défini, une connaissance limitée du marché ou un alignement insuffisant entre les parties prenantes mènent souvent à :

• des offres de qualité moindre
• des malentendus
• des risques accrus pendant l’exécution

Une préparation solide se concentre sur :

• la clarification du besoin réel
• l’implication de toutes les parties prenantes
• une exploration structurée du marché
• des marchés publics clairs et réalistes

👉 La qualité de la préparation détermine la suite du processus.

Piège fréquent : l’exploration du marché ne démarre qu’une fois le cahier des charges déjà partiellement rédigé. Le cahier des charges décrit alors une solution plutôt que de répondre clairement au besoin identifié, et le marché n’a pas l’occasion de contribuer à la réflexion.

2. Passation : d’une étape procédurale à un moment stratégique

La passation d’un marché public est souvent perçue comme une simple formalité administrative, alors qu’elle constitue une étape déterminante. C’est à ce stade que sont prises des décisions qui influencent l’ensemble de la collaboration.

Les facteurs de réussite importants sont :

• des critères d’évaluation clairs
• une évaluation structurée des offres
• une prise de décision transparente
• l’implication des bonnes parties prenantes

👉 Un processus bien organisé favorise à la fois l’adhésion des parties prenantes et la qualité des décisions.

Piège fréquent : les critères d’évaluation ne sont définis qu’après réception des offres. Cela compromet non seulement l’objectivité de l’évaluation, mais aussi la sécurité juridique de la procédure d’attribution.

3. Exécution : là où la valeur se crée

L’attribution n’est pas le point final, mais le point de départ. Lors de l’exécution, certaines difficultés reviennent régulièrement :

• des attentes floues
• un suivi défaillant
• une mise en œuvre complexe

Les organisations qui réussissent misent sur :

• une gouvernance claire
• un suivi actif des objectifs
• une collaboration solide avec les fournisseurs
• un accompagnement du changement

👉 C’est à ce stade que se concrétise le véritable retour sur investissement.

Piège fréquent : l’équipe qui a préparé le marché n’est que rarement celle qui suit son exécution. C’est précisément au moment où la connaissance du contexte est la plus précieuse que cette continuité risque de se perdre.

4. Collaboration avec les fournisseurs : du contrat au partenariat

Un contrat à lui seul ne garantit pas la réussite. Les organisations doivent également se positionner comme un véritable partenaire de leurs fournisseurs.

Les éléments importants sont :

• des structures de collaboration claires
• une concertation régulière
• une communication ouverte
• une évaluation conjointe

👉 Une collaboration solide permet de créer davantage de valeur que ce que le contrat prévoyait initialement.

Piège fréquent : la concertation avec les fournisseurs se limite souvent à la facturation et à la gestion des problèmes. Les échanges réguliers sur les objectifs et les possibilités d’amélioration font défaut, ce qui laisse passer des opportunités de créer davantage de valeur.

Test d’auto-évaluation : votre processus d’achat est-il performant ?

Attribuez à chaque affirmation un score de 1 (rarement/jamais) à 4 (presque toujours) et additionnez les scores. Il ne s’agit pas d’un outil scientifique, mais d’une première indication rapide.

Préparation

• Nous connaissons le besoin réel avant de démarrer l’exploration du marché.
• Toutes les parties prenantes concernées sont impliquées avant la publication du cahier des charges.

Passation

• Nos critères d’évaluation sont fixés avant la réception des offres.
• Les décisions relatives à l’attribution sont transparentes et traçables.

Exécution

• Une gouvernance claire est en place dès le début de l’exécution.
• Les objectifs et l’avancement font l’objet d’un suivi actif.

Collaboration avec les fournisseurs

• Nous organisons régulièrement des moments de concertation avec nos fournisseurs.
• Nous évaluons la collaboration elle-même, et pas seulement le respect du contrat.

Score

24–32 : base solide, les principales opportunités se situent dans l’affinement des pratiques.

16–23 : une base correcte, avec une marge d’amélioration importante.

8–15 : risque important de perte de valeur, un audit approfondi est recommandé.

Curieux de savoir ce que révèle votre score sur votre plus grande marge de progrès ? Nous pouvons en discuter avec vous afin d’identifier ensemble les pistes d’amélioration possibles.

Conclusion

Un marché public réussi n’est pas le fruit du hasard. Il repose sur :

• une préparation solide
• une passation structurée
• une exécution bien accompagnée
• une collaboration mature avec les fournisseurs

Les organisations qui maîtrisent ces quatre piliers parviennent à :

• travailler plus efficacement
• réduire les risques
• tirer davantage de valeur des deniers publics

Notre approche

Grâce à l’expérience d’Arch en matière de marchés publics et à notre expertise en gestion du changement, nous accompagnons les organisations à chaque étape de ce parcours. Arch intervient de deux manières : en advisory, nous accompagnons les organisations dans la structuration et l’amélioration de leurs pratiques ; en project staffing, nous renforçons temporairement leurs équipes pour contribuer, de l’intérieur, à la réalisation de projets et de marchés publics.

Notre rôle n’est pas celui d’un spécialiste juridique, mais celui d’un partenaire qui vous aide à :

• structurer les processus
• optimiser les pratiques
• inscrire les améliorations dans la durée

Envie d’en discuter ?

Êtes-vous confronté à des défis dans votre processus d’achat ou vos marchés publics ? Ou avez-vous besoin d’un renfort temporaire pour mener à bien un marché ?

Nous pouvons en discuter avec vous afin d’identifier ensemble les pistes d’amélioration possibles.