Program Management - Digitale transformatie

Federale Politie

Uitdaging

De Geïntegreerde Politie heeft opdrachten van gerechtelijke politie (inbreuken vaststellen en onderzoeken) en opdrachten van bestuurlijke politie (waken over openbare orde, openbare veiligheid en openbare rust).  

In het domein van de bestuurlijke politie, staat de politie in voor de handhaving van de orde tijdens evenementen : voetbalwedstrijden, manifestaties, Euro-top, waardetransporten, … Op jaarbasis zijn dit ongeveer 45000 evenementen.
Voor de uitvoering van grootschalige opdrachten, worden middelen (manschappen en gespecialiseerde middelen) ingezet van de federale en lokale politie en moeten deze ‘gesolliciteerd’ worden bij de eenheden.  Bv. een risico-wedstrijd voor voetbal vraagt +/- 400 politie-agenten, politie te paard, de helicopter, stewards …  Hiervoor diende een ganse applicatieve omgeving opgezet te worden, die de informatiestromen digitaliseert voor alle 250 eenheden van de geïntegreerde politie.

Projectaanpak

Het ICT-project sleepte sinds een tijdje aan en intern werd een audit uitgevoerd, waarbij verschillende functionele tekorten en technische onduidelijkheden werden vastgesteld.  Daarop werd externe hulp gevraagd om een nieuw programma op te starten met resultaten binnen het jaar.

Onze tussenkomst omvatte volgende aspecten :

  • Implementeren van een program office en een program governance 
    • Opzetten van master projectplanning, rapporteringsstructuren (KPI’s) en overlegstructuren (tot op directieniveau)
  • Opzetten van een technische architectuur die in realtime data aanbrengt in een centrale databank
    • Definiëren van de scope, de noodzakelijke technische competenties, planning en tussentijdse mijlpalen, version management
  • Opvolging van de applicatie-ontwikkeling : applicatie voor registratie en delen van informatie over evenementen voor alle eenheden (250)
    • Aflijnen van de doelstelling per delivrable, opsplitsen in sprints, responsabiliseren
    • Planning van de werkorganisatie tussen de ontwikkelteams en inplannen van tijdslots bij de ondersteunende teams
    • Taakverdeling, opvolging, motivatie en coordinatie, ‘laten samen werken’ van mensen die ‘deksel op hun neus’ hebben gehad eind 2013
  • Opzetten van de ganse opleidingscontext
    • Planning van de benodigde capaciteit : aantal opleiders, aantal locaties, aantal sessies, bepalen van de inhoud van train the trainer en end user opleiding.  Organisatie van de  inschrijvingen en coordinatie. Realisatie van 2-talige documentatie. Opzetten van evaluatie
  • Uitrol en implementatie bij 250 eenheden
    • Prioritisering in de uitrol, planning afstemmen op beschikbaarheid infrastructuur en deelname aan opleiding
    • Identificeren van de organisatorische impacten (paperless, proceswijzigingen, veranderingen in de informatiestromen, ...)
  • Opzetten van een communicatie-strategie : nieuwsbrieven, FAQ’s, Sharecenter voor delen van ‘best practise’, documenten, …

Resultaat

  • De eerste piloot werd geïnstalleerd binnen het jaar.
  • De opleidingen werden in 3 maanden uitgevoerd door 60 sessies voor 720 deelnemers te organiseren.
  • Alle 250 eenheden gingen live na 14 maanden.
  • Een tweede versie (major release met nieuwe entiteiten en opleidingen, …), werd 24 maanden later uitgerold.
  • Actueel heeft het programma meer dan 5000 gebruikers.

 

 

Contact

Neem contact op met
op
+32 475 48 49 34
De Watergroep verhuist hoofdkantoor
De Watergroep
Personeelsbehoeftenplan
Agentschap Onroerend Erfgoed
Wendbare en doelgerichte ontwikkelomgeving
VDAB
Verbeterde prestatieregistratie
De Scheepvaart
Veranderingsmanagement bij fusie van brandweerkorpsen
Hulpverleningszone 1 - West-Vlaanderen

Overzicht van klanten

Elk transitietraject dat we mee realiseren is uniek. Onze klanten zijn dat ook. Door onze persoonlijke manier van werken en onze passie, maar ook omdat we waar nodig klantspecifieke oplossingen verkiezen boven ‘makkelijke’ standaardmethoden, ontstaat wederzijds vertrouwen. Nodig om het gezamenlijk doel te realiseren.

Dit vertrouwen maakt dat we met plezier voor volgende klanten mochten werken:

 

Uitvoeren van een ‘Strategic improvement programme' (SIP)
Reorganisatie van de IT-organisatie: visie, strategie, processen
Procesbeschrijving en advies bij uittekenen van organigram en de functieomschrijvingen
Opzet van Benelux HR-organisatie • Opzet van Europees financial shared service center
De Lijn van de toekomst: reorganisatie van ondersteunende diensten en herpositionering van provinciale entiteiten
Business case en programma management voor opzet van een klantencontactcenter
Implementatie Aeneasproject (ondersteunende administratieve processen) • Introduceren van projectmatig werken
Opleiding en coaching omtrent project management-werking gebaseerd op PMBok
Begeleiding herziening HR-omgeving: strategie, dienstenportfolio, organisatie en processen, systemen
Optimalisatie van finance controlling in IT EMEA (n.a.v. SAP implementatie)
Introduceren van BBC (beheers en beleidscyclus)
RDV project ter Verbetering van de communicatie aan de reizigers: proces- en rolbeschrijvingen, operationele planning met Hastus
Begeleiding bij aligneren van productaanbod