Veranderingsmanagement bij fusie van brandweerkorpsen

Uitdaging

9 gemeentelijke brandweerkorpsen fusioneren tot 1 hulpverleningszone die dringende hulpverleningszorg verleent aan 17 gemeenten. Zone 1 wenste een consultant in te schakelen als rechterhand van de zonecommandant met als doel de interne organisatie vorm te geven.

De belangrijkste opdracht omvatte om het veranderingstraject met het managementteam en het beleid te begeleiden. De hulpverleningszone moet een performant organisatiemodel en een bijpassende beleidsvoering krijgen, waarmee de integratie van de verschillende afzonderlijke hulpdiensten gerealiseerd wordt. De hulpverleningszone moet haar veranderde en uitgebreide taakstelling kunnen implementeren binnen het vooropgestelde budget. Tegelijk moeten de administratieve en ondersteunende processen op zonaal niveau van 0 opgestart worden. Intussen moet de dagelijkse opdracht inzake dringende hulpverlening en preventie gegarandeerd blijven.

Projectaanpak

• Garanderen van operationele werking op korte termijn, door:
  • Creatie van een organisatiestructuur met functionele directies en zonale diensten
  • Installeren van zonale aanspreekpunten in de 9 korpsen
  • Opstart facturatie- en boekhoudingsprocessen
  • Opstart personeelsadministratie
  • Opstart formeel en informeel vakbondsoverleg
  • Opstart begroting en budgetopvolging
  • Agendasetting van zonecollege en zoneraad
     
• Garanderen van een stabiele werking op lange termijn, door:
  • Uitwerking meerjarenbeleidsplan in samenspraak met de betrokken medewerkers en burgemeesters
  • Uitwerking meerjarenbegroting
  • Uitwerking personeelsplan
  • Validatie- en communicatietraject met alle stakeholdergroepen
     
• Omslag van crisismanagement naar gestructureerde managementaanpak:
  • Jaaractieplannen en opvolgingssysteem voor elke dienst en directie
  • Invulling personeelsplan via wervingen en overnametraject van gedetacheerde personeelsleden
  • Installatie van een gestructureerd stafoverleg en managementteam voor de opvolging van respectievelijk operationele en organisatorische issues.

Resultaat

ARCH is erin geslaagd om gestalte te geven aan de oprichting en uitbouw van de nieuwe organisatie van Hulpverleningszone 1 West-Vlaanderen.  Ze hebben in belangrijke mate bijgedragen om de kloof tussen de organisatie en het politieke niveau te dichten om van daaruit een goede werkende en performante organisatie uit te bouwen.