Case: Begeleiding implementatie nieuwe eHRM software

Context

De Provincie West-Vlaanderen besloot de bestaande personeelssoftware (Dileoz) te vervangen door een nieuw en toekomstgericht eHRM-systeem, geleverd door Cipal Schaubroeck en Primion in onderaanneming. Dit systeem moest tegen 1 januari 2025 volledig operationeel zijn en omvatte drie geïntegreerde toepassingen:

• Personeelsadministratie (CoreHR): Bevat een centraal overzicht van persoons- en loopbaangegevens, graad, functie en aanstellingen,…
• Loonmotor: verantwoordelijk voor de correcte berekening en verwerking van de lonen.
• Tijdsregistratie (PrimeTime): staat in voor de registratie van aan- en afwezigheden, prestaties en werkroosters.

De Provincie had hierbij specifiek behoefte aan een brugfunctie tussen de leveranciers van de softwaretoepassingen en de interne organisatie. Deze rol bestond erin om de noden en verwachtingen van de Provincie te capteren, te vertalen naar de leveranciers om zo de continuïteit van de werking te waarborgen. De PMO-manager nam in dit kader een verbindende rol op tussen de verschillende stakeholders, waaronder het diensthoofd Personeel, de dienst Personeel, Organisatie en Communicatie (POC), de IT-afdeling en het projectteam van de leveranciers. Op die manier werd gezorgd voor een gestructureerde samenwerking, transparante communicatie en een vlotte overgang naar de nieuwe eHRM-toepassingen.

Plan van aanpak

Om ervoor te zorgen dat de nieuwe software tijdig in gebruik kon worden genomen op 1 januari 2025, werd het implementatietraject gefaseerd aangepakt. De projectleider nam in elke fase specifieke verantwoordelijkheden op ter ondersteuning van de Provincie West-Vlaanderen.

1. Analysefase
   In de analysefase werden de werking en processen binnen de Provincie grondig in kaart gebracht. Voor de modules personeelsadministratie en loonmotor werd onderzocht welke gegevens in het oude systeem beschikbaar waren en hoe deze konden worden overgedragen naar de nieuwe toepassingen. Voor de tijdsregistratie werden onder meer de afwezigheidscodes, aanvraagprocedures en werkroosters geanalyseerd. Daarnaast werd nagegaan op welke manier de bestaande werkwijzen, processen en procedures maximaal konden worden overgenomen in de nieuwe toepassing, met het oog op continuïteit en gebruiksvriendelijkheid voor de medewerkers. De projectleider vervulde in deze fase een verbindende rol tussen de verschillende stakeholders, leidde PMO-vergaderingen en workshops, en stond in voor kwaliteitsbewaking en transparante communicatie doorheen het traject.
2. Ontwikkelingsfase en gegevensoverdracht
   Tijdens deze fase werden de processen voor de tijdsregistratie door de leverancier verder ontwikkeld. Voor de personeelsadministratie werd de gegevensoverdracht voorbereid en uitgevoerd, zodat alle relevante informatie correct werd gemigreerd naar het nieuwe systeem. De projectleider coördineerde de activiteiten, bewaakte de voortgang en zorgde voor de afstemming tussen leverancier en interne diensten.
3. Test- en opleidingsfase
   De verschillende toepassingen werden uitvoerig getest door een geselecteerde testgroep, bestaande uit medewerkers van de dienst POC en andere betrokken diensten binnen de Provincie. Gedurende drie maanden werden beide systemen parallel getest om de juistheid van procedures, codes en berekeningen te garanderen. Ook toegangsrechten en beveiligingsaspecten werden gecontroleerd. Daarnaast werden opleidingen georganiseerd zodat medewerkers het nieuwe systeem vanaf de Go-Live efficiënt konden gebruiken. De projectleider begeleidde deze test- en opleidingsactiviteiten en zorgde voor opvolging van de testresultaten.
4. Go-Live
   Op 1 januari 2025 werd het nieuwe eHRM-systeem officieel in gebruik genomen. Om een vlotte overgang te ondersteunen, werd een helpdesk ingericht waar medewerkers terecht konden met vragen of problemen. Daarnaast stelde de projectleider FAQ’s op. Deze werden intern verspreid via het intranet. De projectleider stond in voor de coördinatie van deze ondersteuningsmaatregelen en waakte over een soepele transitie.
5. After-care
   Na de ingebruikname werden resterende problemen en openstaande issues systematisch aangepakt. In deze fase schreef de projectleider ook diverse handleidingen die gebundeld werden in een handboek, specifiek afgestemd op de werking en processen van de Provincie. Dit handboek dient als blijvend naslagwerk voor medewerkers en garandeert kennisborging op lange termijn.

Overkoepelende rol

Doorheen het volledige traject nam de projectleider, naast de formele PMO- en projectmanagementtaken, ook een ondersteunende rol op binnen de personeelsdienst. Concreet werden werkzaamheden uitgevoerd zoals dataconversie en data-analyse in Microsoft Excel en Power BI, onder andere met betrekking tot werktijdregelingen en personeelsgegevens.

Gebruikte methodiek

Doorheen het traject werd een agile projectmethodiek toegepast. Deze aanpak maakte het mogelijk om stapsgewijs te werken, tussentijdse resultaten op te leveren en regelmatig feedbackmomenten in te bouwen met de betrokken stakeholders. Daarnaast werden er op structurele basis terugkoppelingsmomenten georganiseerd om de voortgang nauwgezet op te volgen en bij te sturen waar nodig. Zo vonden er maandelijkse stuurgroepen, tweewekelijkse projectgroepen en wekelijks projectoverleg plaats. Dankzij deze gestructureerde overlegmomenten kon de vinger voortdurend aan de pols worden gehouden en werd het mogelijk om snel en efficiënt in te grijpen bij eventuele problemen of nieuwe behoeften. Op die manier werd de kans op een succesvolle en tijdige ingebruikname van de nieuwe eHRM-toepassingen aanzienlijk vergroot.

Resultaat & deliverables

De projectleider en medewerkers leverden gedurende het volledige traject een aantal concrete en meetbare resultaten op. Het hoogtepunt van het project was de succesvolle oplevering en Go-Live van beide softwareprogramma’s op 1 januari 2025. Daarnaast werden door de projectleider verschillende ondersteunende deliverables gerealiseerd:

• Opleidingen: de projectleider organiseerde, samen met de medewerkers van de POC, gerichte opleidingen voor de verschillende diensten en secties die met de nieuwe systemen werken, waaronder onder andere de dienst Selectie en Werving en IDPB, zodat medewerkers vanaf de Go-Live competent en vertrouwd waren met de toepassingen.
• Handleidingen en handboek: er werden op maat geschreven handleidingen en een volledig handboek ontwikkeld voor de personeelsdienst, met aandacht voor de specifieke processen en werking van de Provincie. Dit materiaal dient als blijvend naslagwerk en borgt kennis op lange termijn.
• Voortgangsrapportages: de projectleider stelde duidelijke voortgangsrapportages op, waarin steeds werd vastgelegd wanneer beslissingen werden genomen, welke deliverables werden opgeleverd en welke acties waren uitgevoerd. Deze rapportages zorgden voor transparantie en maakten een gestructureerde opvolging van het project mogelijk.

Wil je meer weten over deze case?

Neem dan contact op met Jean-Louis De Beurme via jean-louis.de.beurme@arch.partners. We helpen je graag verder.