Case: Begeleiding opmaak bestek en implementatie database
Tot voor kort maakte de dienst Ruimtelijke Planning gebruik van een verouderde databank op basis van Microsoft Access. Deze toepassing voldeed echter niet langer om de huidige werking te garanderen. De databank liep regelmatig vast, documenten konden niet automatisch worden aangemaakt, en door wijzigingen in de wetgeving ontbraken diverse dossiertypes. Dit leidde tot veel inefficiënties en manueel werk.
Om de continuïteit van de kernprocessen te verzekeren, is er nood aan een nieuwe toepassing. Deze moet niet alleen een toekomst- en bedrijfszeker zijn, maar ook fungeren als dossieropvolgingstool (databank) en als documentgenerator. Om de nieuwe toepassing vanaf 1 januari 2025 in gebruik te nemen had de dienst ruimtelijke planning nood aan een projectmanager die de PMO-rol op zich neemt.
Plan van aanpak
Het project werd gefaseerd aangepakt.
- Analysefase: in een eerste fase werden de verschillende kernprocessen met betrekking tot adviesverstrekking samen met de medewerkers van de dienst tijdens workshops uitgeschreven en geanalyseerd.
- Functionele behoefteanalyse: Op basis van de uitgeschreven processen werd vervolgens een functionele behoefteanalyse opgemaakt. De functionele behoefteanalyse heeft tot doel een duidelijk zicht te hebben van wat belangrijk is in de nieuwe toepassing en welke elementen absoluut aanwezig moeten zijn. Uit de behoefteanalyse bleek dat de nieuwe toepassing niet alleen een dossieropvolgingstool moet zijn maar ook een documentgenerator.
- Vertaling functionele analyse naar technische analyse: tijdens de derde fase werd een bestek opgemaakt en in de markt gezet om de functionele behoefteanalyse te vertalen naar een technische analyse. De opdracht werd vervolgens gegund met een technische analyse als resultaat. De technische analyse gaf aan welke IT-technische elementen nodig zijn om de gewenste toepassing te ontwikkelen. Uit de technische analyse bleek dat de nieuwe toepassing een op basis van meta-data online toepassing moest worden.
- Ontwikkeling toepassing op basis van technische analyse: In een volgende fase werd de technische analyse gebruikt als basis voor het schrijven van een bestek waarbij de nieuwe toepassing op basis van de technische analyse werd ontwikkeld. De ontwikkeling en implementatie van de nieuwe tool werd vervolgens gefaseerd aangepakt door middel van tweewekelijkse sprints.
- Go-Live van de toepassing: Op 1 februari 2025 werd de nieuwe toepassing in gebruik genomen.
Gebruikte methodiek
Doorheen het traject werd een agile projectmethodiek toegepast. Deze aanpak maakte het mogelijk om stapsgewijs te werken, tussentijdse resultaten op te leveren en regelmatig feedbackmomenten in te bouwen met de betrokken stakeholders. Tijdens de ontwikkeling van de toepassing werd telkens in tweewekelijkse sprints gewerkt en werden terugkoppelingsmomenten georganiseerd om de voortgang nauwgezet op te volgen en bij te sturen waar nodig.
Resultaat & deliverables
De projectleider en medewerkers leverde gedurende het volledige traject een aantal concrete en meetbare resultaten op. Het hoogtepunt van het project was de succesvolle oplevering en Go-Live van de nieuwe toepassing op 1 februari 2025.
Daarnaast werden de kernprocessen van de dienst Ruimtelijke Planning in kaart gebracht en uitgeschreven, met een specifieke focus op de processen rond adviesverstrekking aan gemeenten over ruimtelijke ordening. Verder werden in het kader van het project twee bestekken opgemaakt.
Met deze deliverables werd niet enkel tegemoetgekomen aan de actuele noden van de dienst, maar werd ook een stevige basis gelegd voor een efficiëntere, toekomstgerichte werking van de ruimtelijke planning binnen de provincie.
De opdracht werd volgens plan tot een goed einde gebracht. Zowel de timings als de te verwachten output werden hierbij gerespecteerd. Dit heeft geleid tot het succesvol uitvoeren van de opdracht.
- Tim Van Beveren – Adjunct-Adviseur Ruimtelijke Planning
Wil je meer weten over deze case?
Neem dan contact op met Jean-Louis De Beurme via jean-louis.de.beurme@arch.partners. We helpen je graag verder.
